Kako pravilno koristiti SCRUM uz PRINCE2 projektni menadžment?

Primer iz prakse

Opis potrebe za projektom

Odeljenju prodaje i marketinga bilo je sve teže i teže upravljati svojim poslovnim aktivnostima koristeći samo Microsoft Excel. Tim se širio i ljudi su bili u pokretu, sa čestim posetama klijentima, sastancima, demonstracijama proizvoda itd. U skladu sa PRINCE2 metodologijom, odeljenje prodaje i marketinga kreiralo je Business Case sa zahtevom za internet aplikacijom koja bi im omogućila da efikasnije upravljaju svojim marketinškim i prodajnim funkcijama. Business Case je odobren, i projekat je započet.

Kako smo mapirali PRINCE2 i SCRUM zajedno na način zadatak-po-zadatak (task-by-task)?

Zadatak 1:

Definisanje uloga i odgovornosti (PRINCE2)

Senior User (PRINCE2) određuje Product Owner-a (SCRUM).

Senior User odgovoran je za specificiranje potreba onih koji će koristiti proizvode projekta. Senior User je postavljen kao vlasnik proizvoda. Senior User definiše očekivanja kupca u pogledu kvaliteta i definiše kriterijume prihvatanja proizvoda projekta. Kriterijumi prihvatanja su deo opisa finalnog proizvoda samog projekta (Project Product Description – PRINCE2)

Zadatak 2:

Planiranje na bazi proizvoda (Product-based planning – PRINCE2) generiše Product Backlog (SCRUM)

Razgradnja proizvoda (Product breakdown structure – PRINCE2) preslikava se u Product Backlog (SCRUM).

Filozofija koja stoji iza izrade planova u PRINCE2 zahteva da se prvo definišu proizvodi, a tek potom potrebne aktivnosti, zavisnosti i resursi za isporuku tih proizvoda. Ovo je poznato kao „planiranje na bazi proizvoda – Product based planning“ i koristi se za plan projekta (Project Plan), planove faza (Stage Plan) i, opciono, timski plan (Team Plan).

Moduli su preslikani u Epike (Epics), pod-moduli su mapirani u funkcije (Functions), a zahtevi su mapirani u korisničke price (User Stories). (SCRUM)

Zadatak 3:

Prilagođavanje (Tailoring) PRINCE2 metodologije u skladu sa projektnim okruženjem

PRINCE2 faze (Stages) se preslikavaju na SCRUM iteracije (Iterations).

Prilagođavanje se odnosi na odgovarajuću upotrebu PRINCE2 na bilo kom projektu, što osigurava da postoji tačno definisana količina planiranja, kontrole, upravljanja i upotrebe procesa i tema PRINCE2. Izazov ovde je preslikavanje trajanja faza PRINCE2 u cikluse iteracije SCRUM-a. Iteracije SCRUM-a su obično traju dve do četiri nedelje. Ako se svako trajanje faze upravljanja PRINCE2 može prilagoditi ovom trajanju (što je uglavnom slučaj ukoliko se dobro prilagodi PRINCE2 – Tailoring Principle), lako možete koristiti SCRUM. Faze upravljanja PRINCE2 i iteracije SCRUM-a nesmeju se preklapati. Rezultati faze su backlog-ovi u iteraciji.

Zadatak 4:

Izrada i autorizacija radnih naloga (PRINCE2 Work Packages) – (Backlog Items – SCRUM)

Radni nalozi se preslikavaju u backlog item-e.

PRINCE2 alocira rad na projektnim proizvodima koristeći radne naloge (Work Packages). Radni nalozi su izvedeni iz planiranja zasnovanog na proizvodima. Svaki radni nalog preslikava se u backlog. Senior User definiše i kontroliše prioritet backlog item-a. SCRUM tim uzima te backlog item-e, radi poker procenu, i rangira backlog item-e po vrednosti. Zatim se kreira backlog iteracije za samu iteraciju, tj. PRINCE2 fazu, na osnovu odabranih backlog item-a.

Zadatak 5:

Obezbeđivanje efikasne isporuke sinhronizacijom MPD + CS + MSB procesa

(Managing Product Delivery + Controlling a Stage + Managing Stage Boundary – PRINCE 2)

Ocenjivanje svake faze (PRINCE2 end stage assesment) preslikava se na pregled sprinta (SCRUM sprint review).

Pri kraju trenutne faze, u PRINCE2, planiramo sledeću fazu u procesu upravljanja granicom faze (Managing a stage Boundary process). To se savršeno mapira sa SCRUM-om. Na kraju sprinta, drži se pregled sprinta kako bi se pokazao potencijalni inkrement proizvoda korisniku (Product Increment). U ovom trenutku, Business Case PRINCE2 se ažurira dodavanjem dobiti ostvarenim isporukom Product Increment-a. Plan sledeće faze se kreira i šalje na odobrenje. Plan sledeće faze odgovara sledećoj iteraciji. Tim vrši procenu u završnoj fazi, tj. Retrospektivu sprinta (Sprint Retrospective).

Zaključak i pouka:

Efikasnim prilagođavanjem (tailoring-om) PRINCE2 i upotrebom SCRUM-a uspeli smo uspešno isporučiti naš proizvod korisniku. Korisnik je zadovoljan novim proizvodom, lakoćom koršćenja, i poboljšanim učinkom.

Kontaktirajte autora Mario Bojadžić